E-Mail-Flut stoppen: Hermetisches Schreiben

Kettenmails und Spam sind allein schon eine Plage. Schlimmer noch ist die sinnlose Schreiberei mit real existierenden Menschen. Dagegen hat Profi-Blogger Sascha Lobo eine Strategie entwickelt. Sein Konzept des “hermetischen Schreibens” enthält gute Tipps, die auch Studierenden in Lernphasen nützen.

Wer seinen Tag damit beginnt, unerwünschte Mails aus seinem Postfach zu fischen und virtuell Floskeln mit Bekannten auszutauschen ist an dessen Ende geschafft – nur, dass mal wieder ein Teil der vorgenommenden Arbeit auf der Strecke geblieben ist.

Automatisch generierte Störer

Als Teil der täglichen Routine wächst so zusehends der Berg von Unerledigtem, den Sie jeden Tag vor sich herschieben. Eine frustrierende Erfahrung, die bereits im Vorfeld zu vermeiden gewesen wäre. Um das Mail-Aufkommen zu minimieren, empfiehlt Deutschlands wohl bekanntester Internet-Autor zunächst einmal folgende Strategien:

  • Melden Sie sich von allen Newslettern ab.
  • Richten Sie möglichst dichte Mail-Filter ein und leiten Sie diese Sendungen an eine nicht weiter zu beachtende Adresse weiter.
  • Stellen Sie Benachrichtigungen durch soziale Netzwerke ab.

Soviel zu den automatisch generierten Störfaktoren. Doch auch als Verfasser virtueller Nachrichten können Sie aktiv dazu beitragen, den Mail-Verkehr zu reduzieren.

Hermetisches Schreiben

“Hermetisches Schreiben bedeutet, eine Mail so zu verfassen, dass die Chance auf eine Rückmail aktiv auf ein absolutes Minimum reduziert wird”, erklärt Lobo dazu. Schließlich seien “die langwierigen Mail-Dialoge” die eigentlichen Zeiträuber.

Um diese möglichst zu unterbinden, stellte Lobo im März 2011 ein Reihe von Prinzipien vor, die seinen eigenen Posteingang von täglich 800 auf rund 40 Mails schrumpfen ließen. Dazu zählen:

Verständlichkeit

“Keep it short and simple” lautet eine verbreitete Phrase unter Marketing-Experten. Also: Halten auch Sie es “kurz und einfach”. Kurze Sätze mit einfachem Satzbau verringern das Risiko von Verständnisfragen. Auch, wenn Sie es durch Ihr studentisches Umfeld gewohnt sind: Rechnen Sie nicht selbstverständlich damit, dass Ihr virtuelles Gegenüber Abkürzungen, Fach- und Fremdwörter versteht.

Auch die Übersichtlichkeit ihrer E-Mail trägt zum Verständnis bei: Machen Sie Gebrauch von Absätzen. Dadurch gewährleisten Sie, dass der Empfänger Ihre Mail auch bis zum Schluss liest und keine unnötigen Rückfragen stellt.

Zitieren

Wenn Sie auf eine Mail antworten: Nehmen Sie Bezug auf die Kernpunkte und antworten Sie direkt darunter. Wenn Ihr Kommunikationspartner beim Lesen auf seine eigene Mail zurückgreifen muss, entsteht – so Lobo weiter –  “das Gefühl eines Dialogvorgangs, der die Wahrscheinlichkeit einer Antwort erhöht.”

Fragezeichenverbot

Vermeiden Sie unnötige Fragezeichen. Denn (selbst rhetorische) Fragen provozieren häufig Antworten – egal, ob sie erwünscht sind oder nicht.

Datenpräzision

Auch, wenn es für Sie selbst unnötig erscheint: Werden Sie nicht müde, Eckdaten von Verabredungen zu wiederholen. Dazu gehören Namen, Daten, Uhrzeiten und Adressen. Vermeiden Sie schwammige Angaben wie “nächsten Freitag”. Auch, wenn es Ihnen längst klar ist –  Ihrem Kommunikationspartner muss es das noch lange nicht.

Scherze und Smileys

Merke: Je emotionaler die Botschaft, desto höher die Wahrscheinlichkeit einer Reaktion. Das Medium E-Mail an sich ist sachlich orientiert. Belassen Sie es dabei. Wer in E-Mails Witze reißt oder Sätze durch Smileys / Emoticons untermauert, muss sich nicht wundern, unerwünschte Kommentare zu erhalten.

Höflichkeit, Smalltalk, Schlussformel

Höflichkeit im Umgang mit seinen Mitmenschen ist wichtig, aber:  Hüten Sie sich in E-Mails vor allzu persönlichen Formulierungen. Ein “vielen Dank” geht noch als verbindlich durch, ein “haben Sie vielen Dank” könnte den Kommunikationspartner bereits dazu veranlassen, eine persönliche Floskel zurückzuschreiben.

Das gleiche gilt für Bemerkungen zum Wetter (respektive: Familie, Kinder und Gesundheit) sowie Schlussformeln, die über ein knappes “Mit freundlichen Grüßen” (bzw. “MfG”) hinausgehen. Sperrige Phrasen erhöhen weiterhin die Antwort-Wahrscheinlichkeit.

“Und ruckzuck sind zwölf Mails ohne jeden Inhalt ausgetauscht mit einem Bürobedarfs-Dienstleister”, moniert Lobo. Vielleicht können aber auch Tipps wie diese dazu beitragen, das Sie stattdessen Ihre wertvolle Zeit für das Wesentliche nutzen.

Weiterführende Links

Sascha Lobo über die Kunst der Mailminimierung